Palautteen antaminen ja radikaali rehellisyys: 10 tehotapaa

Vaikuttaa siltä, että korjaavan, suoran ja rehellisen palautteen antaminen on suomalaisille yllättävän vaikeaa. Ongelma ei ole se, ettemme ole rehellisiä. Ongelma näyttäisi ennemmin liittyvän toiseen stereotypiaan suomalaisesta kansanluonteesta, nimittäin vähäpuheisuuteen. Olemme usein hiljaa silloin, kuin meidän pitäisi antaa korjaavaa palautetta.

Mitä on radikaali rehellisyys?

Suomalaiset ovat rehellisiä, mutta radikaali rehellisyys ei ole piirre, jota usein näkee tai kokee suomalaisessa työelämässä. Sille kuitenkin saattaisi olla suomalaiseen kulttuurin modifioituna paljonkin käyttöä. Mitä on radikaali rehellisyys? Radikaalia rehellisyyttä on viime vuosina käsitelty ansioituneesti useissa eri konteksteissa, kuten esimerkiksi Googlen ja Applen johdossa olleen, New York Bestseller kirjailijan Kim Scottin samannimisessä kirjassa Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity, Netflixin toimitusjohtajan Reed Hastings tuoreessa kirjassa No Rules Rules sekä esimerkiksi Erick Clowardin suositussa elämänfilosofisessa podcastissa nimeltä Stoic Coffee Break.

Radikaali rehellisyys tarkoittaa Kim Scottin määritelmän mukaisesti kykyä haastaa suoraan ja välittää toisesta samanaikaisesti. Kummankin asian eli suoruuden ja välittämisen yhtäaikainen toteutuminen on tärkeää, jotta radikaali rehellisyys voi toimia käytännössä. Ilman suoruutta jäämme passiiviseksi tarkkailijaksi palautetta vaativassa tilanteessa. Emme sano suoraan ja rehellisesti, mitä ajattelemme. Vaikenemme, koska se on helpompaa. Ilman välittämistä palautteen antamisen motiivi ei puolestaan ole oikea: emme anna kriittistä palautetta auttaaksemme toista ihmistä kehittymään, vaan purkaaksemme omaa turhautumistamme tai jostakin muusta itsekeskeisestä syystä.

Tyypillinen palautteen antamisen kulttuuri suomalaisissa organisaatioissa

Suomalaisissa organisaatioissa korjaavaa palautetta saadaan lähes aina liian niukasti. On tyypillistä, että tiimeissä työkaverit pidättäytyvät antamasta korjaavaa palautetta tai esihenkilöt pehmentävät sitä niin paljon, että palautteen ydin hämärtyy. Pahimmassa tapauksessa korjaavaa palautetta annetaan lopulta pakon edessä, jolloin palaute tulee auttamattomasti myöhässä. 

Hyvin toimivassa organisaatioissa ja tiimeissä kaikenlaisen palautteen antaminen on jokaisen velvollisuus. Positiivisen palautteen antaminen yleensä helppoa, kun asiaan kiinnitetään huomiota, mutta korjaavan palautteen antaminen on vaikeaa. Emme ehkä anna korjaavaa palautetta, koska ajattelemme, että suorapuheisuutemme aiheuttaa epämiellyttävän tilanteen. Ehkä ajattelemme, että suorapuheisuutemme saattaisi synnyttää ikäviä tunteita työkaverissamme. Voimme myös sotkeutua relativismiin - ehkä jostakin näkökulmasta katsottuna oma kriittinen mielipiteeni tai havaintoni onkin väärä, joten on parempi olla tuomatta sitä ilmi. Oli syy mikä tahansa, altistuminen auttaa: mitä enemmän antaa ja saa korjaavaa palautetta, sitä luonnollisemmalta se tuntuu.

Miten luoda suomalaisille sopivaa radikaalin rehellisyyden kulttuuria organisaatioihin?

Suoran ja rehellisen palautteen kulttuurin muodostaminen vaatii työtä ja fokusta. Se ei koskaan synny itsestään tai puhumalla asiasta pelkästään silloin tällöin. Netflixin toimitusjohtaja Reed Hastings kertoo kirjassaan määrätietoisesta prosessista ja periaatteista, jolla radikaali rehellisyys ja palautekulttuuri on iskostettu Netflix organisaation kulttuuriseen perimään. Suosittelen case-esimerkkiin tutustumista, vaikka samaan hengenvetoon on todettava, että Netflixin rakentamaa organisaatiokulttuuria tuskin voi sellaisenaan siirtää kulttuurista ja organisaatiosta toiseen. Vaihtoehtoisesti voit ammentaa seuraavia Nanohabits-kirjaston tapoja, jotka on muotoiltu meille suomalaisille sopiviksi. Niillä pääset hyvin vauhtiin omassa työssäsi ja organisaatiossasi.

10 nanotapaa radikaalin rehellisyyden vahvistamiseksi ja korjaavan palautteen lisäämiseksi:

Nanotapa #1: Pyydän palautetta kerran päivässä.
Palautteen antamisesta puhutaan paljon, mutta itse asiassa palautteen pyytäminen on yksi tehokkaimmista tavoista synnyttää vahvaa palautekulttuuria. Palautteen pyytämisessä on se etu, että korjaavan palautteen antaminen muuttuu toiselle osapuolelle helpommaksi.

Nanotapa #2: Kysy jokaisen palaverin lopuksi, miten palaveri olisi voinut olla parempi.
Palavereita on paljon, joten ne tarjoavat hyvän tavan harjoitella ja levittää radikaalia rehellisyyttä. Pelkästään kysymyksen esittäminen on voimakas työkalu, sillä harvoin kukaan kysyy, miten palaveri meni tai mitä olisi voitu tehdä paremmin.

Nanotapa #3: Jos saat positiivista palautetta, esitä aina jatkokysymys siitä, mikä olisi voinut mennä paremmin.
Usein palautteen antaja joutuu miettimään asiaan hetken, mutta tavallisesti jotakin pientä parannettavaa aina löytyy. Pääasia on se, että totutat itseäsi sekä yhteisösi korjaavan palautteen antamiseen.

Nanotapa #4: Juuri ennen kun annat korjaavaa palautetta, kehota itseäsi esittämään näkemyksesi rehellisesti ja selkeästi, sitä pehmentämättä.
Jos olet tottunut aina pehmentämään palautettasi, suorapuheisuus voi pelottaa. Usein kuitenkin on niin, että sinä olet tilanteessa enemmän kauhuissasi kuin palautteen saaja. Näin on erityisesti silloin, kun ajattelet vastaanottajan parasta.

Nanotapa #5: Juuri ennen kun annat korjaavaa palautetta, muistuta itseäsi, että annat palautetta auttaaksesi toista ihmistä etkä itsesi takia.
Korjaavan palautteen tapauksessa palautteen antamisen motiivi voi helposti muuttua itsekkääksi. Haluat ehkä purkaa turhautumistasi tai näpäyttää toista ihmistä jostakin syystä. Tapasi antaa palautetta ja mahdollisuutesi tulla kuulluksi paranevat huomattavasti, jos pystyt muuttamaan oman asenteesi rakentavaksi.

Nanotapa #6: Kun saat suoraa tai kriittistä palautetta, kiitä siitä.
Aina kun saat kriittistä palautetta, kiitä siitä. Voit vahvistaa tapaa sanomalla, että “korjaava palaute on tärkeää, ja sitä saa harvoin, joten olen hyvin kiitollinen, että toit asian esille.” Tapa antaa mielellesi hetken aikaa käsitellä negatiivinen tunnereaktio, joka usein seuraa kriittisen palautteen saamisesta. Ennen kaikkea se kannustaa palautteen antajaa antamaan korjaavaa palautetta myös jatkossa.

Nanotapa #7: Jos joku tulee puhumaan toisesta ihmisestä, kehota puhumaan suoraan kyseisen henkilön kanssa.
Usein hiljaisuus tai suoruuden puute näyttäytyy tiimissä siten, että joku tulee puhumaan sinulle kriittisesti toisesta ihmisestä. Radikaalia rehellisyyttä vahvistava tapa on tällöin kehottaa puhumaan suoraan henkilölle, johon kriittinen havainto tai mielipide liittyy. Jos olet esihenkilöasemassa voit lisäksi todeta, että organisaatiossamme ja tiimissämme korjaavan palautteen antaminen on jokaisen velvollisuus. Voit antaa muutaman vinkin, miten korjaavaa palautetta voidaan antaa rakentavalla tavalla.

Nanotapa #8: Käytä palautemallia korjaavan palautteen antamisessa.
Palautemallit ovat hyödyllisimpiä juuri korjaavan palautteen antamisessa. Ne tuovat struktuurin ja varmuutta palautteen antamiseen. Ne myös pitävät tavallisesti huolen siitä, että palaute on esitetty oikein ja se on vaikuttavaa. Usein käytettyjä palautemalleja ovat mm. DESC, SBI, STAR ja Pendleton.

Nanotapa #9: Huomioi korjaavan palautteen antaminen ja kannusta.
Puhu säännöllisesti korjaavan palautteen tärkeydestä. Jos joku antaa korjaavaa palautetta, kiitä siitä sopivassa tilanteessa vahvistaaksesi käyttäytymismallia. Erikoistapaus on ylikriittiset tai negatiiviset ihmiset, jotka vaikuttavat haitallisesti tiimin henkeen, toisten motivaatioon ja kulttuurin yleisesti. Heidän kanssaan kannattaa keskustella tasapainoisen palautteen tärkeydestä, missä kiittäminen, kannustaminen ja korjaava palaute vuorottelevat sopivissa suhteissa.

Nanotapa #10: Vältä miksi-kysymystä antaessasi korjaavaa palautetta.
Palautteen saaja tulkitsee usein miksi-kysymyksen siten, että se sisältää suoran tai piilotetun arvostelun, torumisen tai aggression. Siksi sitä kannattaa välttää, jotta itse asia välittyisi paremmin. Esimerkki miksi-kysymyksen muuttamisesta kuvailua, faktaa tai tekoa hakevaksi kysymykseksi: “Miksi et tervehdi asiakkaita?” -> “Mitkä tekijät vaikuttavat siihen, että asiakas jää sinulta usein tervehtimättä?”

Opi lisää siitä, miten organisaation palautekulttuuria rakennetaan

Webinaari keskiviikkona 26.1.2021: Miten organisaatioon rakennetaan vahva palautekulttuuri.
Haluatko syventää tietämystäsi palautekulttuurin vahvistamisesta tiimeissä ja organisaatioissa? Tule kuulemaan lisää vahvan palautekulttuurin rakentamisesta webinaariin.
Ilmoittaudu maksuttomaan webinaariin tästä.
Webinaarin agenda:

1. Millainen on palautekulttuurin ja liiketoiminnan avaintunnuslukujen välinen yhteys.

2. Mitkä ovat vahvan palautekulttuurin rakentamisen tyypillisimmät haasteet ja miten ne ratkaistaan.

3. Case-esittely: Miten palautteen määrään voidaan nostaa 3 kuukaudessa 100 %.

4. Mitkä ovat palautteen antamisen ja pyytämisen parhaat käytännöt - nämä nanotavat voit ottaa käyttöösi heti tilaisuuden jälkeen!

Suora yhteys
Voit myös aloittaa keskustelun palautekulttuurin rakentamisesta suoraan artikkelin kirjoittajan, Markus Keräsen kanssa https://www.linkedin.com/in/markuskeranen/ tai numerosta +358 400 169 199. Markus on Nanohabitsin toimitusjohtaja ja perustaja. Ole rohkeasti yhteydessä - hän vaihtaa mielellään ajatuksia kanssasi!

Lähteet:

1. Reed Hastings & Erin Meyer (2020). No Rules Rules: Netflix and the Culture of Reinvention.
   https://www.amazon.com/No-Rules-Netflix-Culture-Reinvention/dp/1984877860

2. Kim Scott (2017). Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity. Tutustu Scottin ajatuksiin esim. https://www.youtube.com/watch?v=YLBDkz0TwLM

3. Stoic Coffee Break. Episode 208 - Radical Candor.
   https://stoic.coffee/