Nosta oma ja tiimisi suorituskyky uudelle tasolle itsensä johtamisen tehotavoilla
Hektinen työarki ajaa helposti yritykseen tehdä useaa asiaa samaan aikaan. Se ei kuitenkaan kannata. Ihmisen työmuisti ei pysty käsittelemään kuin muutamaa asiaa kerrallaan. Menestys ja hyvinvointi vaativat tehokasta oman työn ja ajankäytön hallintaa. Jokaisen on löydettävä yksilölliset tehotapansa johtaa itseään.
Itsensä johtaminen on kokonaisvaltainen ajattelutapa ja näkökulma modernin työelämän vaatimuksiin. Itsensä johtaminen on kyky saada asioita aikaan samalla, kun nauttii työstään ja voi hyvin.
Miten kehittää itsensä johtamista?
Itsensä johtamisella viitataan priorisointiin, ajanhallintaan sekä työtehtävien suunnitteluun. Ensiapuna voit testata välittömästi seuraavia itsensä johtamisen tehotapoja:
Kirjoitan aamuisin ylös päivän kolme tärkeintä työtehtävää, jotka haluan saada tänään aikaiseksi.
Tapa auttaa päivittäisessä työn priorisoinnissa ja ajanhallinnassa. Valitut kolme asiaa päätät saada aikaiseksi riippumatta siitä, mitä päivä tuo tullessaan. Varmista, että edes yksi näistä työtehtävistä liittyy tärkeimpiin pidemmän aikavälin tavoitteisiisi.
Kun mieleeni tulee mikä tahansa hoidettava asia, kirjaan sen heti ylös.
Kun jokainen työtehtävä kirjoitetaan ylös välittömästi, mieli vapautuu keskittymään juuri käynnissä olevaan työtehtävään. Uusi asia saadaan heti talteen.
Jos työtehtävään liittyy deadline, teen siitä aina muistutuksen kalenteriin tai puhelimeen.
Jokaisen työtehtävän kohdalla kysy itseltäsi tuleeko sen olla valmis tiettyyn päivämäärään mennessä. Jos vastaus on kyllä, tallenna se kalenteriisi. Tarvittaessa aseta itsellesi myös henkilökohtainen deadline ennen yhdessä sovittua deadlinea.
Luen sähköpostit ja sosiaalisen median päivitykset muutaman kerran päivässä ennalta määrittelemääni aikaan.
Sähköpostin ja sosiaalisen median jatkuva vilkuilu johtaa tavallisesti työtehon alentumiseen. Yksittäinen alle 30 sekunnin keskeytys ei juuri vaikuta työtehoon. Jos keskeytyksiä on paljon tai yksittäinen keskeytys kestää yli 30 sekuntia, haitallinen vaikutus on merkittävä.
Itsetuntemus ja tietoisuus oman työn johtamisen perustana
Oman työn johtaminen ei ole vain aikatauluttamista ja tehokkuuden optimointia. Itsensä johtaminen on tietoista vaikuttamista omaan ajatteluun, tunteisiin ja tekoihin, jotka vievät kohti tavoitteita. Itsensä johtaminen liittyy itsetuntemukseen ja ammatilliseen itsetuntoon. Jos ne eivät ole kunnossa, tehokkuuden tavoittelusta ja ajanhallintamenetelmistä ei ole hyötyä. Oman työn johtamisen taidot lisäävät työtehoa, vähentävät stressiä ja parantavat hyvinvointia.
Itsensä johtaminen on merkittävä (työ)elämän metataito. Oman työn ja ajankäytön johtamisen käytäntöjä ei ole viime vuosia lukuun ottamatta opetettu missään. Itsensä johtamisen parhaat tavat ovat kuitenkin yksinkertaisia ja kenen tahansa opittavissa. Itsensä johtamisen teoria muodostuu sekä kognitiotieteiden tarjoamista periaatteista että käytännön parhaista toimintamalleista.
Itsensä johtaminen vie tehokkaasti kohti tavoitteita
Kun pohtii miten voisi johtaa omaa työtään paremmin, kannattaa lähteä liikkeelle tavoitteista. Voit pohtia:
Mitkä asiat toistuvat työarjessani?
Mikä työssäni on oikeasti tärkeää?
Millaisia haasteita minulla on itseni johtamisessa?
Millaisista itsensä johtamisen tavoista olisi hyötyä juuri minulle?
Mitkä työtehtävät vievät aikaa tärkeimmiltä tehtäviltä?
Milloin olen virkeimmilläni? Mitä työtehtäviä kannattaisi tehdä mihinkin aikaan päivästä?
Miten pidän huolta, että minulla on aikaa suunnittelua ja keskittymistä vaativille tehtäville?
Millaiset ajanhallinnan työkalut sopisivat minulle?
Mitkä työtehtävät liittyvät toisiinsa? Voisiko niitä niputtaa yhteen ja hoitaa keskitetysti?
Miten johtajana varmistan, että minulla on aikaa strategisesti merkittävälle työlle ja muiden oivalluttamiselle?
Itsensä johtaminen esimiestyössä
Esimiestyössä itsereflektion tehtävänä on löytää vastauksia oman potentiaalin esille saamiseen ja tukea uusien konkreettisten tapojen käyttöönottoa. Avuksi voit käyttää myös johtajien mentaalisia aamurutiineja: linkki artikkeliin.
Tehokas itsensä johtaminen vaatii itsetuntemusta. Itsensä johtamista tarvitaan organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa rooleissa. Jos esimiehen kyvyt johtaa omaa työtään ovat puutteelliset, hän harvoin pystyy tukemaan tiimiläisiään itsensä johtamisessa. Millaiset työtavat sopivat kenellekin? Johtajan ja esimiehen pitää tuntea johdettavansa hyvin, jotta on mahdollista tukea näiden kykyä johtaa itseään.
Tahdonvoiman optimointi itsensä johtamisen työkaluna
Oman työn johtamisesta puhuttaessa huomio kiinnittyy harvoin tahdonvoiman optimointiin, vaikka se on merkittävä asia tehokkaassa työskentelyssä. Yksinkertaistettuna tahdonvoima tarkoittaa kykyä viivyttää mielihalun tyydyttämistä. Se tarkoittaa itsehillintää, jota tarvitaan häiritsevien impulssien vastustamiseen.
American Psychology Associationin mukaan "tahdonvoima on kyky vastustaa lyhyen aikavälin houkutuksia pidemmän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi.” Roy Baumeister on yhdessä muiden tutkijoiden kanssa löytänyt merkittävän tahdonvoiman piirteen. Se on kuvainnollisesti kuten lihas. Tahdonvoima kuluu loppuun, jos käytämme sitä itsehillintää vaativiin tehtäviin. Se myös palautuu aivan samoin, kuten lihas levossa rankan suorituksen jälkeen.
Itsensä johtamisen taito kehittyy harjoittelemalla
Kuten toistot vahvistavat lihaksia, myös toistuvat teot vahvistavat tahdonvoimaa. Tahdonvoimassa voi kehittyä säännöllisillä toistoilla ja ankkuroimalla tapoja, jotka tukevat oman työn johtamista. Itsehillintää ja tahdonvoimaa tarvitaan, jotta yksittäisen työntekijän resurssit ohjautuvat tavoitteellisiin tehtäviin.
Baumeisterin ja kollegoiden mukaan tahdonvoimaa harjoittavat teot eri elämän osa-alueilla tukevat tahdonvoiman kehittymistä kokonaisuudessaan. Itsehillinnän harjoittaminen henkilökohtaisessa elämässä tukee menestymistä työssä ja toisinpäin. Itsensä johtamisessa onkin kyse ihmisen kokonaisvaltaisesta hyvinvoinnista ja tasapainon löytämisestä työn ja vapaa-ajan välille.
Kyky johtaa itseään vaatii rajojen asettamista
Nykypäivän työelämässä olemme jatkuvasti ärsykkeiden ja häiriötekijöiden ympäröimänä Itsensä johtaminen ja ajankäytön hallinta on jatkuvaa rajojen asettamista - niin itselleen kuin muille.
Itsehillinnän ja tahdonvoiman hyödyntäminen on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty. Näin ollen onkin syytä luoda olosuhteet, joissa itsehillintää ja tahdonvoimaa tarvitaan mahdollisimman vähän. Tähän vastauksena on toistuvat tehotavat, priorisointi ja tehokas ajanhallinta.
Esimerkkejä tehotavoista tahdonvoiman hyödyntämiseen:
Teen ikävimmän tai vaikeimman työtehtävän ensimmäisenä aamuisin.
Aamulla emme ole vielä ehtineet kuluttaa tahdonvoimaamme ja energiaamme, joten siksi ikävimmät asiat kannattaa tehdä heti aamulla.Teen helppoja, rutiininomaisia töitä päivän lopussa.
Päivän loppupuolella energiavarastomme ovat melko tyhjät, jolloin on järkevää keskittyä helppoihin ja vähän tahdonvoimaa vaativiin asioihin.Harjoitan tahdonvoimaani tekemällä liikuntaharjoituksen tai meditaation.
Fyysisen harjoittelun ja meditaation on osoitettu vahvistavan aivojen tahdonvoimareserviä. Ne johtavat aivoissa samanlaisiin muutoksiin etenkin etuotsalohkon kuoressa. Liikunta ja meditaatio myös vähentävät stressiä, mikä parantaa kykyä käyttää tahdonvoimaa. Palautumista tarvitaan yleensä juuri silloin, kun ajan ottaminen sille tuntuu haastavalta. Liikuntasuoritus voi olla vaikka kävelypalaveri tai portaiden kävely. Lyhyen ohjatun meditaation voi tehdä älypuhelimen sovelluksen avulla palaverien välissä.
Tehokas ajanhallinta ja priorisointi oman työn johtamisen ytimessä
Menestyneitä ihmisiä yhdistää ainakin yksi asia: oman työn ja ajankäytön tehokas hallinta. Jokaisen on siis löydettävä omat tapansa työn ja ajankäytön hallintaan.
David Allenin kehittämä Getting Things Done (GTD) -menetelmä perustuu ajatukseen siitä, että yksilön kapasiteetti ohjataan luovaan, arvoa tuottavaan työhön. Kaikki työtehtävät tallennetaan valittuun ulkoiseen järjestelmään. Työtehtäville asetetaan selkeät määräajat. Näin mieli voi asioiden intuitiivisen muistamiseen sijaan keskittyä yhden työtehtävän tekemiseen kerralla.
Menetelmässä on tärkeää konkreettisuus. Työtehtävät pilkotaan käytännöllisiin palasiin, jolloin tehtäviin ei jää epämääräisyyttä. Olennaista on, että tehtäviä hallinnoidaan yhdessä ja samassa paikassa. Modernissa liikkuvassa työssä digitaaliset alustat ovat tähän parhaimpia. Se, mikä alusta toimii parhaiten kenellekin, määrittyy aiemmin esiin nostetun itsetutkiskelun myötä.
Kun kaikki työtehtävät ovat samassa paikassa ja laajat kokonaisuudet pilkottu pieniin osiin, niitä on helppo toteuttaa ja priorisoida. Kaikki työtehtävät eivät ole yhtä tärkeitä. Usein aika ei yksinkertaisesti riitä kaikkien ideoiden toteuttamiseen. Laadukas priorisointi takaa, että asiat tapahtuvat ajallaan ja oikeassa järjestyksessä. Priorisoinnin puute johtaa tehottomuuteen, väärien asioiden tekemiseen ja stressiin.
Työn realistinen suunnittelu ja aikatauluttaminen estävät virheitä
Kun työtehtävillä on selkeä säilytyspaikka, tärkeysjärjestys ja aikataulu, on tärkeä hahmottaa kuinka kauan yhden työtehtävän tekemiseen menee. Ihmisillä on tapana aliarvioida tai yliarvioida työtehtävän tekemiseen tarvittava aika. Tätä ajanhallinnan ilmiötä voidaan kutsua suunnitteluvirheeksi (planning fallacy).
Suunnitteluvinouman olemassaolon tunnistivat ensimmäisinä Daniel Kahneman ja Amos Tversky vuonna 1979. Ilmiö esiintyy siitä huolimatta, vaikka ihminen olisi langennut samaan ylioptimismiin jo aiemmin.
Ilmiö koskee vain oman työn ja ajankäytön suunnittelua. Ulkopuoliset henkilöt arvioivat usein tarvittavaa aikaa mieluummin liian pessimistisesti. Näin ollen suunnitteluvirhettä voi purkaa keskustelemalla aktiivisesti kollegoiden kanssa.
Asiantuntijatyössä suunnitteluvirheen voi estää esimerkiksi mittaamalla kuinka kauan toistuvaan työtehtävään kuluu aikaa. Tehtäviä ja ajankäyttöä suunnitellessa voi tuplata arvioidun ajan. Yliarvioinnista ei ole samanlaista haittaa kuin aliarvioinnista. Ylitse jääneen ajan voi hyödyntää pienempien tehtävien tekemiseen omalta tehtävälistalta.
Konkreettisia vinkkejä ajanhallintaan
Voit kokeilla seuraavia tehotapoja oman ajankäytön hallintaan:
Varaan aikaa keskittymistä vaativalle työlle ja pidän siitä kiinni.
Itsensä johtaminen on oman ajan vaalimista. Viesti myös muille, ettei sinua saa häiritä ja miten muut saavat tarvittaessa yhteyden.Kun saan palaverikutsun, mietin hetken onko osallistumiseni välttämätöntä.
Palavereihin on tapana kutsua enemmän kollegoja kuin oikeasti olisi tarpeellista. Palavereja ei myöskään kannata järjestää tiedon jakamiseksi vaan ideoimiseen ja asioiden päättämiseen.Varaan kalenterista 15 minuuttia puskuriaikaa heti palaverin jälkeen.
Palaverit saattavat mennä yliajalle. Niistä saattaa olla tuloksena pieniä hoidettavia asioita. Voit huomioida tämän luomalla puskuriaikoja kalenteriisi heti palaverien jälkeen.
Itsensä johtaminen ja ajanhallinta ei ole vaikeaa, kun löydät itsellesi sopivat tehotavat. Kun johdat itseäsi, päivittäistä elämääsi eivät ohjaa ulkopuoliset tekijät tai toisten odotukset vaan omat päätöksesi.
Itsensä johtamisen kulttuuria organisaatioonne?
Haluatko syventää tietämystäsi itsensä johtamisen käytännöistä? Tule kuulemaan lisää webinaariimme 1.6.2022. Ilmoittaudu maksuttomaan webinaariin tästä.
Haluaisitko tietää, miten tukea parhaalla mahdollisella tavalla organisaatiosi työntekijöiden kykyjä johtaa omaa työtään? Keskustelemme mielellämme kanssasi, miten viedä käytäntöön pysyviä itsensä johtamisen ja ajanhallinnan tehotapoja. Ota yhteyttä!
Löydät Markus Keräsen esimerkiksi LinkedInistä https://www.linkedin.com/in/markuskeranen/ tai numerosta +358 400 169 199. Ole rohkeasti yhteydessä, niin voimme vaihtaa ajatuksia!
Markus Keränen
CEO, Nanohabits
Lähteet:
Allen, David. Kerralla valmista. Bazar (2012).
Baumeister, RF & Tice, DM & Vohs, KD. The Strength Model of Self-Regulation: Conclusions From the Second Decade of Willpower Research. Perspectives on Psychological Science. 13(2): 141-145 (2018).
Bryant, Andrew & Kazan, Anna, Ph.D. Self Leadership - How to Become a More Successful, Efficient, and Effective Leader from the Inside Out. McGraw Hill (2012).
Forsyth, D.K. & Burt, C.D.B. Allocating time to future tasks: The effect of task segmentation on planning fallacy bias. Memory & Cognition 36, 791–798 (2008).
