Johtajien supertaito: tekemisen muuttaminen pysyvästi

Tuntuuko, että suunnitelmat eivät toteudu eli eivät näy käytännön tekemisenä? Onko samaa asiaa jalkautettu organisaatiossasi jo aivan liian pitkään? Jokainen organisaation muutosohjelmaa suunnitteleva tietää, että on haastavaa saada aikaan pysyviä muutoksia ja mitattavia tuloksia. Tässä artikkelissa käymme läpi kaksi konkreettista tapaa ankkuroida toimintamalleja pysyväksi tekemiseksi.

Tieto ja osaaminen ovat eri asioita kuin tekeminen

Asian tietäminen ja sen tekeminen ovat kaksi täysin eri asiaa. Organisaatiot usein epäonnistuvat jälkimmäisessä. Strategiaan keskittymällä, myynnin kehitysohjelmilla, palvelumuotoilulla, asiakaspalveluharjoittelulla ja monilla muilla suunnitteluprosesseilla organisaatiot varmistavat, että asiat ovat kaikilla tiedossa. Tiedossa olevien asioiden toteuttamisessa ja tekemisessä ei kuitenkaan usein ylletä samalle tasolle, kuin niiden suunnittelemisessa ja osaamisessa.

Organisaation tavoitteiden saavuttamisessa keskeinen tekijä on ihmisten käyttäytymisen muuttaminen. Uusi infrastruktuuri edellyttää muutoksia työntekijöiden käyttäytymisessä. Esimerkiksi uusi asiakaspalveluprosessi tehostaa toimintaa ja parantaa palvelua silloin, kun työntekijät muuttavat käyttäytymistään ja toimivat uuden prosessin mukaisesti. Uusi myyntimalli tai toiminnanohjausjärjestelmä tuovat arvoa vain kun ihmisten toiminta muuttuu hyödyntämään uutta infrastruktuuria.

Perinteinen koulutus ei ole tehokasta

Tavallisesti käyttäytymisen muutos yritetään organisaatioissa saada aikaan kouluttamalla ja perehdyttämällä työntekijät uuteen strategiaan, prosessiin tai malliin (infrastruktuuriin). Koulutus ja valmennus ovat kuitenkin hämmästyttävän tehottomia: Tutkimusten mukaan koulutusten ja valmennusten nk. transfer rate, joka kertoo koulutuksen muuttumisesta käytännön toiminnaksi, on vain noin 10%:n luokkaa *. Toisin sanoen perinteiset koulutukset eivät tuota riittävää käyttäytymisen muutosta olivat ne sitten kasvokkain tapahtuvia tai digitaalisia kanavia hyödyntäviä. Tapojen muotoilulla ja ankkuroinnilla transfer rate voidaan nostaa perinteisille menetelmille tyypillisestä 10%:sta 80 %:n tuntumaan *.

Organisaatioissa jää usein tekemättä uusien toimintamallien linkittäminen uuteen strategiaan tai järjestelmään, ja haluttu käyttäytymisen muutos ei onnistu. Muutoshankkeen toteutuksen käytännöillä on merkitystä, sillä tutkimusten mukaan 70% organisaatioiden muutoshankkeista epäonnistuu.* Onnistumisen todennäköisyyttä parannetaan merkittävästi tunnistamalla uudet parhaat tavat ja ankkuroimalla ne ihmisen käyttäytymistieteiden mallien mukaisesti.

Montako muutosta tai uutta asiaa voi jalkauttaa samanaikaisesti?

Monilla meistä on mielessämme useita uusia tapoja, joita haluaisimme kehittää. Liian monen tavan samanaikainen opettelu johtaa kuitenkin mitä todennäköisimmin epäonnistumiseen, jolloin lopputuloksena yhtäkään tapaa ei ole opittu pysyvästi. Jokainen normaalissa arjessa tehty pieni muutos vie paljon enemmän aikaa ja energiaa, kuin aluksi luulemme.

On hyvä muistaa, että yhden uuden tavan oppiminen pysyvästi vaatii riittävän määrän toistoja ja kestää keskimäärin 66 päivää. Kaikkea ei tarvitse, eikä kannata tehdä kerralla. Monen uuden tavan valitsemisen sijaan kannattaa keskittyä 1-2 uuden tavan harjoittelemiseen, kunnes ne ovat ankkuroituneet osaksi omaa käyttäytymistä. Vasta silloin olemme valmiita harjoittelemaan ja ankkuroimaan seuraavia uusia tapoja.

Nanohabits-ohjelma mahdollistaa useamman tavan käyttöönoton ja lyhentää tapojen ankkurointiin tarvittavaa aikaa. Tutkimuksiin perustuva Nanohabits-menetelmä, työkalut ja valmentajien tuki tekevät useamman tavan samanaikaisesta harjoittelemisesta mahdollista. Vaikka usean tavan harjoitteleminen onkin mahdollista, niin on kuitenkin hyvä, että kerralla ankkuroidaan vain maltillinen määrä uusia tapoja. Paras lopputulos saadaan kun tunnistetaan kaikkein vaikuttavimmat tavat ja keskittyä niiden tapojen toistamiseen ennen kuin siirtyy seuraaviin vaikuttaviin tapoihin.

Miten uusista tavoista luodaan pysyviä rutiineja ja käyttäytymismalleja?

Uudesta tavasta saa tehtyä rutiinin, kun sitä toistetaan aina samanlaisissa tilanteissa säännöllisesti - päivittäin. Jotkin neuvot korostavat vaihtelun tärkeyttä, jotta arjen tekemisessä pysyisi mielenkiinto, mutta kyseiset neuvot eivät ole hyviä sen valossa, mitä tapojen juurruttamisesta tiedetään. Esimerkiksi monen eri urheilulajin kokeileminen päivän eri aikoina ei ole paras lähestymistapa silloin, jos tavoitteena on liikunnan lisääminen ja harjoittelun ankkurointi osaksi päivärutiineja. Sen sijaan järkevämpää on käydä esimerkiksi lenkkeilemässä samaan aikaan joka päivä. Rutiinit syntyvät toistojen kautta ja niiden syntyä edesauttaa kontekstin säilyminen samanlaisena.

Samat säännöt pätevät organisaatioiden sisäisille tavoille. Jos tavoitteena on luoda vaikkapa uusi rutiini tiimin valmentamiselle, on järkeenkäypää toistaa kyseistä tapaa aina samassa paikassa ja samaan aikaan. Ajan tai paikan vaihteleminen saattaisi tehdä tekemisestä mielenkiintoisempaa ja motivoivampaa, mutta tällöin uuden tavan jalkauttaminen rutiiniksi vaatisi paljon enemmän aikaa ja vaivannäköä. Motivaation sijaan kannattaa keskittää voimavarat joka päivä samaan aikaan ja samassa paikassa toistettaviin tapoihin. Uuden tavan pysyvän ankkuroitumisen jälkeen on mahdollista alkaa muuttamaan aikaa, paikkaa ja muita toimintaan liittyviä elementtejä.

Miten kaikki tiimin jäsenet saadaan toistamaan tapoja?

Tutkimukset osoittavat, että ihmiset saattavat alitajuisesti liittää tietyt teot (esim. sosiaalisen median lukemisen) yhteen tiettyjen paikkojen (esim. keittiön pöytä) tai muiden tekojen kanssa (esim. syöminen). Ajan kanssa nämä samassa kontekstissa tapahtuvat teot muodostavat voimakkaan tavan, joka kannustaa meitä toistamaan tapaa automaattisesti. Tämä toiminta on erityisen hyödyllinen uusien tapojen opettelussa. Uudet tavat saadaan ankkuroitua pysyviksi rutiineiksi, kun ne liitetään mukaan muihin arjen toistuviin toimintoihin.

Kaikkein tärkeintä organisaation muutoshankkeessa on varmistaa tiimin käyttäytymisen muutoksen estävien lukkojen avaaminen:

• Ota käyttöön vain muutama tapa kerralla

• Rakenna motivaatio

• Jalosta uuden toiminnan periaatteet konkreettisiksi priorisoiduiksi tekemisiksi

• Pilko muutos riittävän pieniin palasiin

• Varmista keskeisten muutettavien tekemisten seuranta ja muistaminen.

• Lisätietoa muutoshankkeiden keskeisistä osista ja konkreettisia toimenpidesuosituksia löydät toisesta artikkelistamme. Lue tästä lisää.

Oletko kiinnostunut vaikuttavien tapojen ankkuroinnista itsellesi tai tiimillesi?

Perinteiselle koulutukselle ja valmennukselle on huomattavasti tehokkaampia vaihtoehtoja silloin, kun tavoitteena on pysyvän käyttäytymisen muutoksen aikaansaaminen. Tapojen muotoilulla ja ankkuroinnilla voidaan nostaa nk. transfer rate (eli suunnitelmien ja osaamisen muuttuminen konkreettisiksi teoiksi) perinteisille menetelmille tyypillisestä 10%:sta 80%:n tuntumaan.

Keskustelen mielelläni kanssasi lisää siitä, miten organisaatiosi toimintamalleja voisi kehittää, ja miten voit ankkuroida esimerkiksi tiimisi parhaat käytännöt arjen tekemiseksi sekä itsellesi että koko tiimillesi. Löydät minut esimerkiksi LinkedInistä www.linkedin.com/in/markuskeranen/ tai numerosta +358 400 169 199. Ole rohkeasti yhteydessä, niin voimme vaihtaa ajatuksia!

Markus Keränen
Nanohabitsin toimitusjohtaja

Lähteet:

1. See for instance Danner, U. N., Aarts, H., and Vries, N. K. (2008). Habit vs. intention in the prediction of future behaviour: The role of frequency, context stability and mental accessibility of past behaviour. British Journal of Social Psychology, 47(2), pp. 245-265.

2. Lewicki, P., Hill, T., and Bizot, E. (1988). Acquisition of procedural knowledge about a pattern of stimuli that cannot be articulated. Cognitive Psychology, 20(1), pp. 24-37.

3. Graybiel, A. M. (1998). The basal ganglia and chunking of action repertoires. Neurobiology of Learningand Memory, 70(1), pp. 119-136.

4. *) Tutkimustulosten lähdeaineistot